Inventario de entrada: el documento que te ahorra pagar daños ajenos
Actualizado el 15 de julio de 2026 · 9 min de lectura
El inventario de entrada del alquiler es el documento con el que dejas por escrito, con fotos fechadas y lecturas de contadores, el estado real de la vivienda el día que recibes las llaves. Sirve para una cosa muy concreta: que al marcharte no te descuenten de la fianza desperfectos que ya estaban ahí o que causó otra persona. Si lo firmáis las dos partes, casero e inquilino, tienes una prueba difícil de rebatir.
La mayoría de los conflictos por la fianza no vienen de mala fe, sino de la falta de un punto de partida claro. Sin inventario, la palabra del propietario vale tanto como la tuya, y demostrar quién rayó el parqué o quién dejó la caldera así se vuelve casi imposible. Con un inventario bien hecho, la conversación deja de ser una discusión y pasa a ser un simple contraste de fotos.
En esta guía te explicamos, paso a paso y en lenguaje claro, cómo montar un inventario de entrada que aguante: qué fotografiar, cómo anotar los contadores, qué escribir sobre el estado de cada estancia y por qué la firma de ambas partes es lo que le da valor. Es información orientativa; para dudas sobre tu contrato concreto, consulta tu caso.
Qué es el inventario de entrada y por qué te protege
El inventario de entrada es un anexo al contrato de alquiler que describe el estado de la vivienda y de todo lo que hay dentro en el momento en que empiezas a vivir en ella. No es un trámite burocrático más: es la foto fija del punto de partida. Cuando te marches, ese documento es la referencia contra la que se compara el estado de salida para decidir si la fianza se devuelve entera.
La fianza en el alquiler de vivienda habitual está regulada por la Ley de Arrendamientos Urbanos, que fija con carácter general una mensualidad de renta como fianza obligatoria. El propietario solo puede retener parte de esa fianza si hay daños que van más allá del desgaste normal por el uso. Y ahí está la clave: sin inventario de entrada, demostrar qué es desgaste normal y qué es un daño nuevo se convierte en tu palabra contra la suya.
El inventario invierte esa carga. Si tienes documentado que la puerta del armario ya estaba descolgada el primer día, no te la pueden cobrar al salir. Por eso te protege sobre todo a ti, el inquilino: es la herramienta que evita que pagues daños ajenos o desperfectos previos a tu llegada.
- Fija el estado real de la vivienda el día de entrada, con fecha.
- Sirve de prueba objetiva para la devolución de la fianza al salir.
- Distingue entre desgaste normal (no cobrable) y daños nuevos (sí cobrables).
- Protege a ambas partes, pero especialmente al inquilino frente a cargos injustos.
Fotos fechadas: tu mejor prueba
Las fotografías son el corazón de un buen inventario de entrada. Un texto que diga "cocina en buen estado" no vale gran cosa; una foto nítida de la encimera con una mancha concreta, sí. Haz fotos de cada estancia en general y luego primeros planos de cualquier detalle que ya venga dañado: arañazos, humedades, grifos que gotean, persianas rotas, quemaduras en la vitrocerámica.
Lo importante es que las fotos tengan fecha verificable. La mayoría de los móviles guardan la fecha y hora en los metadatos de cada imagen (los datos EXIF), así que dispara con el móvil y no las edites después. Como refuerzo, puedes hacer una foto del periódico del día o de la pantalla del móvil con la fecha visible en la primera imagen de la serie. Guarda los originales sin comprimir; una captura reenviada por mensajería puede perder esos metadatos.
- Fotografía cada habitación en plano general y luego los detalles dañados en primer plano.
- Incluye paredes, techos, suelos, ventanas, puertas, electrodomésticos y baños.
- Conserva los archivos originales con sus metadatos de fecha intactos.
- Comparte la misma serie de fotos con el propietario para que conste que las dos partes las tenéis.
Lecturas de contadores: agua, luz y gas el día uno
Anotar las lecturas de los contadores el día de entrada es tan importante como fotografiar el estado de la vivienda, y mucha gente lo olvida. Si no dejas constancia del número que marcaba el contador de la luz, del agua y del gas cuando llegaste, corres el riesgo de que te reclamen consumos del inquilino anterior o de que haya líos en la primera factura.
Apunta la cifra exacta de cada contador y hazle una foto donde se lea con claridad el número y, si es posible, el identificador del aparato. Esto te sirve además para cuadrar el cambio de titularidad de los suministros a tu nombre, un trámite que conviene hacer cuanto antes para que las facturas lleguen correctas desde el principio.
Aquí es donde llevar el hogar ordenado marca la diferencia. En Synko puedes guardar esas lecturas iniciales junto a las fotos del inventario y las facturas de cada suministro, de modo que tengas en un mismo sitio el punto de partida y todo el histórico. Cuando llegue el momento de marcharte, comparar es cuestión de segundos.
- Contador de electricidad: número de lectura y CUPS si aparece.
- Contador de agua: lectura y ubicación (a veces está en un armario común).
- Contador de gas: lectura y tipo de suministro (natural o butano).
- Foto legible de cada contador el mismo día que recibes las llaves.
Cómo describir el estado de cada estancia
Junto a las fotos conviene un texto ordenado, estancia por estancia, que describa el estado de paredes, suelos, mobiliario y electrodomésticos. No hace falta prosa: basta con una lista clara. Lo útil es ser concreto y honesto, señalando tanto lo que está bien como lo que ya viene con marcas.
Recorre la vivienda con método, de una habitación a la siguiente, y no des nada por supuesto. Prueba que los electrodomésticos encienden, que los grifos abren y cierran, que las persianas suben y bajan, que los enchufes funcionan. Todo lo que no anotes hoy podría interpretarse mañana como un daño que causaste tú.
Un buen truco es hacer el inventario acompañado del propietario o de la persona que te entrega las llaves. Así cualquier detalle se comenta en el momento, se anota de común acuerdo y no queda margen para interpretaciones distintas más adelante.
- Paredes y techos: pintura, humedades, grietas, agujeros de clavos.
- Suelos: arañazos, baldosas sueltas, estado del parqué o la tarima.
- Mobiliario incluido: número de piezas y estado de cada una.
- Electrodomésticos: marca, funcionamiento y desperfectos visibles.
- Baño y cocina: sanitarios, juntas, grifería, posibles fugas.
La firma de ambas partes: lo que le da valor legal
Un inventario que solo tienes tú, sin que el propietario lo haya visto ni aceptado, vale mucho menos que uno firmado por los dos. La firma de ambas partes es lo que convierte tus fotos y anotaciones en un documento con fuerza probatoria: significa que casero e inquilino reconocen que ese era el estado de la vivienda el día de entrada.
Lo ideal es incorporar el inventario como anexo al contrato de alquiler, con la misma fecha, y que ambos firméis cada página o al menos la última junto con una referencia clara a las fotos y lecturas adjuntas. Si lo hacéis en papel, quedaos cada uno con una copia; si es digital, la firma electrónica es perfectamente válida y deja rastro de fecha y hora.
Guarda tu copia en un sitio del que no dependas de terceros para recuperarla. Tener el contrato, el inventario firmado, las fotos y las lecturas reunidos y accesibles es justo lo que te da tranquilidad el día que devuelvas las llaves. Es una prueba orientativa muy sólida, aunque cada situación concreta puede tener matices: ante una disputa seria, consulta tu caso.
- Incorpora el inventario como anexo firmado al contrato, con la misma fecha.
- Firmad las dos partes; si es en papel, una copia para cada uno.
- La firma electrónica es válida y aporta sello de fecha y hora.
- Conserva copia de contrato, inventario, fotos y lecturas en un solo lugar.
Errores frecuentes que te pueden costar la fianza
El error más común es no hacer inventario, fiándose de la buena relación con el casero. La relación puede seguir siendo buena y aun así surgir un malentendido honesto sobre quién causó una marca. El segundo error es hacerlo deprisa y solo con fotos generales, sin primeros planos ni contadores.
Otro fallo típico es firmar un inventario que trae el propietario sin revisarlo a fondo, dando por bueno que "todo está correcto" cuando en realidad hay desperfectos que no se han anotado. Tómate el tiempo de contrastar cada punto antes de firmar; una vez firmado, se presume que aceptaste ese estado.
Por último, mucha gente hace un inventario impecable de entrada y luego, al marcharse, no documenta el estado de salida. Repetir el mismo ejercicio el último día, con las mismas fotos y las lecturas finales de contadores, es lo que cierra el círculo y demuestra que devuelves la vivienda como te la entregaron, salvo el desgaste normal.
- No hacer inventario por confianza: el malentendido puede surgir igual.
- Quedarte solo con fotos generales, sin detalles ni contadores.
- Firmar el inventario del propietario sin revisarlo con calma.
- Olvidar documentar el estado de salida el día que entregas las llaves.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el inventario de entrada en un alquiler?＋
No es un documento obligatorio por ley, pero es muy recomendable. La Ley de Arrendamientos Urbanos regula la fianza y permite al propietario retenerla solo por daños que superen el desgaste normal; sin un inventario firmado por ambas partes, demostrar el estado inicial de la vivienda es muy difícil. Es información orientativa: para tu contrato concreto, consulta tu caso.
¿Qué pasa si me mudé sin hacer inventario de entrada?＋
No todo está perdido. Puedes reunir cualquier prueba del estado inicial que tengas (fotos del día de entrada, mensajes con el casero, el anuncio del piso) y proponerle documentar ahora el estado actual de común acuerdo. Cuanto antes lo hagas, mejor. Y al salir, documenta bien el estado de salida con fotos fechadas para defender la devolución de tu fianza.
¿Las fotos del móvil sirven como prueba del estado de la vivienda?＋
Sí, y son de las pruebas más útiles, siempre que conserves los archivos originales con sus metadatos de fecha (los datos EXIF que guarda el móvil). Evita editarlas o reenviarlas comprimidas por mensajería, porque pueden perder esa información. Refuerza su valor compartiendo la misma serie con el propietario para que conste que las dos partes las tenéis.
¿Quién debe guardar las lecturas de los contadores?＋
Ambas partes deberían anotarlas el día de entrada. Apunta las cifras de luz, agua y gas y hazles una foto legible. Te sirven para no pagar consumos del inquilino anterior, para cuadrar la primera factura y para gestionar el cambio de titularidad de los suministros a tu nombre, un trámite que conviene hacer cuanto antes.
¿Puede el casero descontarme de la fianza el desgaste normal del piso?＋
Con carácter general, no. La normativa distingue entre el desgaste normal por el uso (que no se puede cobrar) y los daños que van más allá de ese uso ordinario (que sí). Un inventario de entrada firmado es justo lo que permite distinguir una cosa de otra. Ante una disputa seria, es orientativo y conviene consultar tu caso.